Zeitmanagement ist der Einsatz von Methoden, zur effizienten Planung, Durchführung und Überwachung von Aktivitäten, damit Dein Masterplan, mit der Dir zur Verfügung stehenden Zeit, optimal umgesetzt wird.
Ohne ein optimales Zeitmanagement bleiben Deine Träume unerfüllt. Du bleibst im „Wenn – Dann Denken“ stecken.
Deine Träume brauchen das bestmögliche Zeitmanagement für ihre Realisierung.
Achtung: Zeitmanagement ist nur eine Technik (s.o.), die das plant und organisiert, was auf Deiner Liste ganz oben steht. Zeitmanagement kann Deine Planung optimieren und bei der Überwachung der Maßnahmen helfen. Dein Kalender in Outlook gibt Dir allerdings keine Antwort darauf, ob die terminierten Aufgaben Sinn machen. Noch weniger, ob sie im Einklang zu den Bedürfnissen der wichtigsten Menschen Deines Lebens stehen.
Ein Zeitmanagement, das nicht mit Deinem Masterplan in Verbindung steht, organisiert lediglich Aktivitäten.
Geht es Dir im Alltag häufig so, nicht zu wissen, was zu tun und was zu lassen ist? „Soll ich jetzt zu dieser Anfrage ja oder nein sagen, mit den Kindern spielen oder ins Büro gehen?“
Verhaltensforscher gehen davon aus, dass wir pro Tag bis zu 20 000 Entscheidungen treffen. Große und kleine Entscheidungen. Wozu sagen wir „Ja“ und wozu „Nein“. Welchen Referenzrahmen legst Du bei Deinen 20 000 Entscheidungen an? Wer zuerst kommt, malt zuerst? Wer am lautesten schreit bekommt den Termin?
Führungskräfte, denen ich begegne, sind besser organisiert als jemals zuvor. Alles ist synchronisiert. Es gibt in Echtzeit an allen Orten alle Informationen. Die Meetings beginnen pünktlich und enden pünktlich. Auf dem Tisch stehen Meeting Regeln, wie die Zeit noch besser gemanagt werden kann. Man trifft sich mit den Mitarbeitern, ganz modern, am Board. Sprintet von einem Srum Meeting zum nächsten. Die Organisation wird jetzt auf Projektmanagement getrimmt. Linie und Matrix sind einfach zu langsam. „Bei uns entscheidet doch keiner“, höre ich die Woche mehr als einmal.
Mein Unwort des Jahres 2018 war „Sprint„.
Ein Manager eines internationalen Konzerns sagte mir kürzlich: “ Alle sollen sprinten, aber kaum einer weiß eigentlich wohin und warum.“
Dem Chaos und der Entscheidungsunfähigkeit begegnen dann die „weisen Unternehmenschefs“ mit der immer gleichen Aktion – „Leitbildprozess“. „Wir müssen uns wieder unserer Werte vergewissern. Alle müssen den Sinngrund unseres Unternehmens neu verstehen. Das „Warum“ muss wieder in den Mittelpunkt rücken.“ Und sie haben recht. Wie es den Unternehmen ergeht, so fühlen sich viele Menschen. Man sprintet von einem Ort zum nächsten. Die Frage, warum man sprintet und wohin man sprintet, muss zunächst in den Fokus gerückt werden.
Der Masterplan ist der fortlaufende, dynamische Leitbildprozess unseres Lebens. Er fordert uns heraus, über das „Warum“, das „Wie“ und das „Was“ nachzudenken. Du hast Recht wenn Du hier anmerkst: “ Nicht alles im Leben läuft aber wie von uns geplant. Das Leben stellt mich unverhofft vor Aufgaben, die ich mir so nie gewünscht habe.“ Schicksalsschläge werfen uns bis auf die Fundamente unseres Lebens zurück. Glücklich ist, wer welche hat, denn auf dieser „Bodenplatte“ können wir neu aufbauen.
Bist Du bereit? Los geht’s: Fünf entscheidende Fragen verbinden den Sinn Deines Lebens mit den Aktivitäten, dem Zeitmanagment Deines Alltages:
1. Wozu um alles in der Welt bist Du überhaupt auf dieser Welt?
Wann willst Du Dir Zeit einplanen, um über diese Frage aller Fragen nachzudenken? Vielleicht zieht es Dich für ein paar Tage ins Kloster, auf den Jakobsweg, oder an einen anderen inspirierenden Ort.
Zeitmanagement beginnt hier: Nimm Dir Deinen Kalender und trage Dir eine Zeit ein, um diese Frage zu beantworten. Glaube mir, dafür braucht es Zeit!
Bevor Du Dir diese Frage nicht beantwortet hast, wird Dein Zeitmanagement immer von Aktionen getrieben sein.
Lese hierzu auch: Masterplan Deines Lebens – Dein Zielfoto!
Weltbestseller von Rick Warren: Purpose Driven Life
2. Welche Lebensträume möchtest Du Dir erfüllen?
Wenn Du dem Sinn Deines Lebens auf die Spur gekommen bist, dann gehe einen Schritt weiter und beantworte die nächste Frage auf dieser Erkenntnis: Welche drei bis fünf Lebensträume möchtest Du Dir gerne bis zum Ende Deines Lebens erfüllt haben?
Harmonisieren Deine Träume mit dem Sinngrund Deines Lebens (s.o.)? Schreibe Deine Träume auf, sprich mit Deinem Partner und Freunden darüber. Visualisiere Deine Träume, so dass sie in Deinen Gedanken lebendig bleiben.
Dein Zeitmanagement braucht dieses emotionale Gegenüber der Bilder. Ohne Sinn keine Kraft in der Umsetzung!
Als Christ habe ich aus meinem Wortschatz den Begriff „Unmöglich“ gestrichen. In der Bibel (Lukas 18,27 GN) steht: „Was für Menschen unmöglich ist, das ist für Gott möglich.“ Wenn mein Masterplan die Übereinstimmung mit dem Masterplan Gottes sucht, kann ich auf ganz andere Kräfte hoffen, als meine eigenen.
Lese hierzu: Masterplan Deines Lebens – Lebensträume!
3. Welche großen Wünsche und Ziele möchtest Du in den nächsten 7 Jahren erreichen?
Du hast nun Gewissheit über den Sinn Deines Lebens und die Träume die darin vorkommen.
Lebensträume liegen in unserer Wahrnehmung oft in weiter Ferne. Breche nun Deine Lebensträume in „7 Jahresziele“ herunter. Was könntest Du mit den Menschen die Du liebst gemeinsam am Ende der nächsten sieben Jahre erreicht haben, um Deinen Lebensträumen einen großen Schritt näher zu kommen?
Dieser Schritt ist entscheidend, damit Träume Wirklichkeit werden.
Ein „7 Jahresziel“ ist wie ein Scharnier, das Dein Lebensziel mit den praktischen Möglichkeiten der Gegenwart verbindet. Es unterteilt Deine Wünsche und Träume in machbare Etappen. Du glaubst an die Realisierung. Du spürst, dass Du die ganz großen Ziele Deines Lebens mit den richtigen Prioritäten erreichen kannst. Setze schon jetzt einen Termin und beschreibe Deine Ziele für die nächsten sieben Jahre!
Lese hierzu: Masterplan Deines Lebens – Das“ verflixte 7 Jahr“
4. Welche Ziele möchtest Du in diesem Jahr erreichen?
Wenn Du es bis hierher geschafft hast, kann ich nur gratulieren. Das schaffen die wenigsten.
Viele Leute scheuen die Auseinandersetzung mit diesen großen Fragen des Lebens. Sie ballern sich die Terminkalender so voll, dass bloß keine Zeit für diese Klärung bleibt.
Was jetzt kommt ist „nur noch“ das Management der Ziele in Verbindung mit Deiner Zeit, also das eigentliche Zeitmanagement. Du hast ein Bild vor Augen, was Du mit Deinem Leben in den nächsten sieben Jahren erreichen möchtest. Jetzt geht es darum, dass Du Dir Ziele für das Jahr vornimmst, die realistisch, machbar und motivierend sind.
Ein Beispiel:
Lebenstraum: Meinen Ruhestand als Unternehmer mit meiner Frau und meinen Kindern genießen und alle Erdteile bereist zu haben.
7 Jahresziel: Im Jahr 2026 habe ich das Unternehmen an meinen Sohn Michael abgegeben, der dies als sein Karriereziel ausgerufen hat.
Jahresziel 2019: Michael hat bis zum 31.12.2019 sein Studium „Internationales Marketing“ abgeschlossen und hat in meinem Unternehmen die Position „stellvertretender Leiter Marketing“ inne.
Ab jetzt wird es richtig praktisch!
5. Welche sind die wichtigsten Maßnahmen in Deiner Woche!
„Zeig mir Deinen Wochenplan und ich zeige Dir ob Du Deine Ziele und Träume erreichst.“
In den letzten 25 Jahren habe ich tausende von Zielblättern in Unternehmen gesehen. Aber letztendlich entscheiden nicht die Leitbilder, oder die schön formulierten Ziele, ob Du am Ziel ankommst, obgleich es diese braucht (s.o.).
Jetzt geht es ganz konkret um jede einzelne Stunde der Woche. Die Frage jetzt lautet: Repräsentiert Dein Wochenplan, Dein Terminkalender, Dein Outlook Kalender, die absolut wichtigsten Maßnahmen, um Deine Ziele zu erreichen? Hast Du Dein absolut wichtigstes Wochenziel klar vor Augen? Hast Du Deine Zeitfenster des Tages so gestaltet, dass die Dringenden Dinge erledigt werden?
Hast Du einen Ansprechpartner, einen Chef oder Teamleiter, der Dir hilft das eine vom anderen zu unterscheiden? Hast Du in Deinem Wochenplan Zeiten für Deine Ehe, Deine Familie und Freunde eingetragen? Zeiten für körperliche Regeneration und Fitness?
Denke daran, Du hast in Deinem Zielfoto und bei Deinen Lebensträumen nicht nur von Deiner Arbeit gesprochen hast. Der Wochenplan erlebt in diesen Tagen eine Wiederauferstehung.
6. Der entscheidende Tipp!
Womöglich brauchst Du nur diesen einen Tipp:
Setze Dich jede Woche, zu einem geplanten Zeitpunkt mit Deinem Chef und/oder Partner an den Tisch und plant die nächste Woche so genau ihr könnt. Sorge dafür, dass ausreichend Zeit auch für die wichtigen Dinge im Wochenplan stehen. Mache das jede Woche, ohne Ausnahme. Du merkst, wie Ruhe und Gelassenheit in Dein Leben einziehen.
Wir leben in einer Multioptionsgesellschaft. Amazon liefert alles in 24 Stunden. Ich habe jederzeit Zugang zu allen und allem. Die Anzahl richtige Entscheidungen in der gebotenen Zeit zu treffen, macht den Profi des Zeitmanagements aus. Der Profi weiß, dass jede Entscheidung des Tages den Sinn seines Lebens erfüllt.
Ich wünsche Dir viel Freude bei der Umsetzung!
